Blogi haldab ja kureerib  Sponsor

Kuidas kaitsta oma tähtsaid tööfaile? Lihtne varukoopia tegemine

Paljud väikese ja keskmise suurusega ettevõtted ei tee oma arvutitest piisavalt usaldusväärseid varukoopiaid – mõne uuringu järgi jätavad varukoopiate tegemise unarusse isegi kuni 80% sellistest ettevõtetest.

See tähendab, et tõenäoliselt on ka vähemalt osa Sinu andmeid jäädavalt kadunud, kui Sinu arvutiga peaks midagi juhtuma – vargus, kadumine või katkiminek. Kui aga Sinu enda andmed ongi kaitstud, siis suure tõenäosusega on Sul just praegu mõni hea kolleeg, kelle väärtuslik tööaeg läheb kaotsi, kui tema andmetega peaks midagi juhtuma.

Selle vastu on ennast ja ettevõtet lihtne kaitsta. Veebimajutus.ee pakub oma klientidele iga Office 365 paketiga kaasa automaatse varukoopia tegemise teenuse oma isiklikust tööarvutist 1TB mahus. Teenuse saab seadistada mõne minutiga ning edaspidi tehakse isiklikust arvutist varukoopiad automaatselt pilvekettale.

Tulevikus ei pea siis enam varukoopiate tegemisele eraldi mõtlema ning midagi täiendavalt teha pole vaja – failid hoitakse ajakohased nii enda arvutis kui ka pilveserveris. Failid saab sünkroonida mitmesse arvutisse (näiteks ka koduarvutisse) ning pilves olevatele dokumentidele pääseb igal ajal alati ka ligi üle tavalise veebilehitseja või nutiseadme – ka siis kui enda arvutit ei ole hetkel kaasas.

Kuidas tellida?

Tuleb vaid esitada veebimajutus.ee lehel Office 365 tellimus ning alla laadida OneDrive programm, mille paigaldamisel luuakse arvutisse spetsiaalne failikaust. Sinna kausta paigutatud failidest tehakse edaspidi automaatne varukoopia pilveserverisse iga kord kui tehakse uus dokument või kui mõnda dokumenti on muudetud.

Hinnad

Automaatse varukoopia teenuse hinnad algavad 5.10€ / kuus (hinnale lisandub käibemaks) ning kui võtta kangem pakett, siis saab kaasa ka arvutisse paigaldatavad Office kontoritöö programmid ning grupitöövahendid. Võrdluseks – Dropbox’i samalaadse pilveteenuse hind on 1 TB salvestusmahu puhul ligi 10€ / kuus.

Versioonihaldus

Töödokumentide puhul on tihti probleemiks, et fail on võimalik küll üles leida või taastada, aga sealt on läinud kaotsi vajalikud muudatused. Näiteks on keegi dokumenti muutnud ja faili sama nimega üle salvestanud kaotades sellega mingid eelmised muudatused. OneDrive teenuses on sisse ehitatud automaatne versioonihaldus, seega on võimalik vaadata alati varasemaid versioone dokumentidest. See on sisuliselt nagu automaatne GitHub kõikidele sinu tööfailidele.

Lihtne failide jagamine internetis

Pilvekettalt saab faile väga mugavalt jagada nii kolleegide- ja koostööpartneritega kui ka pereliikmetega. Selle asemel, et lisada e-kirjadele suuri manuseid saab saata lihtsalt veebipõhise lingi, millelt pääseb failile ligi. Näiteks kausta hinnakirjade, tootetutvustuste või fotodega.

Miks on üldse nii suurt pilveruumi tarvis – pilveketast on ju tasuta ka?

Täiesti õige – tasuta kettaruumi pakuvad nii Dropbox, Google Drive kui ka OneDrive. Tasuta kettaruumi maht jääb seal ca 2 ja 15 GB vahele ja see sobibki paljudele alustamiseks. Enamasti on aga probleemiks just ruumipuudus – 1TB ehk 1000 GB kettaruumi mahutab näiteks üks miljon 1 MB suurust dokumenti või pilti, mis on enam kui piisav pea kõigi kasutajate puhul.

OneDrive lisavõimalused

Office 365 tooted on loodud algselt suurfirmadele mõeldud lahenduste baasil. See tähendab ühelt poolt kasutajamugavust ja lihtsust – aga teisalt ka suurettevõtetele vajalikku funktsionaalsust nagu näiteks töötajate haldus ja administreerimine ning reeglite haldamine. Näiteks jääb ettevõttele kontroll failide jagamise üle ettevõtte väliste kasutajatega.

Samuti saab administraator jälgida, mil määral ettevõtte töötajad varukoopia teenust kasutavad. Kui töötaja ei ole dokumente üldse pilve laadinud või on seda teinud väga ammu – on võimalik töötajaga vestelda ning võimalikke probleeme ennetada.

Pane tähele:

  • Sinu e-kirjadest jääb serverisse automaatselt koopia kui kasutad IMAP või Exchange protokolli. Veebimajutaja teeb veel ka lisaks regulaarseid varukoopiaid. POP3 protokolli puhul saab seadistada ka koopia jätmise kirjast serverisse, kuid kirjad ei ole sünkroonis. Kui kasutad Outlooki, siis võiksid siiski ka andmefailist teha perioodiliselt koopiaid.
  • Kodulehe failide ja andmebaasi pärast ei pea samuti muretsema – varukoopia tegemine on veebilehe majutaja pädevuses. Peaksid siiski hoolitsema, et Sul oleks varukoopia suurematest versioonimuudatustest ning lähtefailidest.
  • Tööfailid, dokumendid, fotod ja isiklikud failid – nendest oleks mõistlik seadistada automaatne varukoopia tegemine pilve, kasutades näiteks Office 365 pakettides sisalduvat OneDrive teenust.
  • Ettevõtte ühiskasutuses olevad failid ja failiserver on samuti mõistlik ühendada pilvega – ka selleks on Office 365 pakettides olemas lahendus – SharePoint’i näol, mis sisaldub grupitöövahendite komplektis.

Enimlevinud probleemid varukoopiatega:

  • Varukoopiaid tööarvutitest ei tehta üldse.
  • Varukoopiaid ei tehta automaatselt pilve vaid tehakse ebaregulaarselt välisele kõvakettale või muule andmekandjale.
  • Varukoopiad on andmekandjatel tihti ilma krüpteerimata – igaüks, kes neile ligi pääseb, saab ka andmeid lugeda, muuta ja kustutada.
  • Varukoopiaid ei säilitata kontorist eemal – maandades seetõttu näiteks tulekahjudest ja sissemurdmistest tulenevaid riske. Varukoopia pilves aitab neid riske maandada.
  • Automaatne varukoopia teenus on küll olemas aga seda ei kasutata kõigi töötajate poolt (tööfailid on kusagil mujal).
  • Andmete taastamist – näiteks üle kandmist uude arvutisse – ei ole reaalselt läbi mängitud, et siis esinevaid võimalikke kitsaskohti parandada.

Võta kasutusele Office 365 ning kaitse oma faile: veebimajutus.ee/office-365

Artikkel ilmus algselt Veebimajutuse blogis.

Vaata kõiki selle rubriigi artikleid