Blogi haldab ja kureerib 

9 soovitust, kuidas korraldada edukas veebinar

Veebinar on tohutu aja ja raha kokkuhoid nii kutsujale kui osalejale. Ära jääb küll näost näkku otsesuhtlus, mis on tegelikult ka väga oluline, aga kui seltskond juba niigi tunneb või kui on vaja rääkida vaid praktilistest asjadest, mitte niisama juttu ajada, siis veebikonverents on kõige parem valik. Sinna tuleb aga osalejad kokku saada ja selleks on vaja veebinar huvitavaks muuta.

Kuidas veebinar huvitavaks muuta, et kõik ikka ohverdaksid oma ajast selle tunnikese või enam ja üritus oleks kasulik? Siin on mõned nipid.

Vali põnev teema ja kutsuv pealkiri

Publiku kohalemeelitamiseks kehtivad ürituse korraldamisel üsna samad meediareeglid, millega artikkel või uudis huvitavaks tehakse. See peab olema ajakohane, kutsutavat puudutav, põneva pealkirjaga.

Tee ürituse jaoks maandumislehekülg

Veebinar on piisavalt tähtis, et selle jaoks luua muudest meelitajatest vaba vaid ühele asjale – sündmusele endale keskenduv maandumislehekülg. See on ka hea erinevates kanalites ürituse reklaamimisel: blogis, Facebookis, Twitteris, printreklaamis, veebireklaamis saab viidata lingile. Maandumislehele pane kindlasti teema, kirjeldus, toimumisaeg, kestvus ja toimumiskoht. Kui üritus nõuab registreerimist, lisa registreerimisvorm, milles ei küsitaks liiga palju, aga piisavalt, et osaleja kohta korraldaja kõik elementaarselt vajaliku teada saaks: näiteks nimi, ettevõte, amet, kontaktandmed (e-posti aadress, telefon).

Mõtle läbi turundusplaan, kus veebinari reklaamida

Kõigepealt otsusta ära, kas veebinar on avalik ja kõigile soovijatele või kinnine, vaid kutsutud spetsialistidele. Kui tahad oma toodet või teenust võimalikult laialt reklaamida, korralda avalik veebinar ja reklaami seda avalikult võimalikult paljudes kanalites. Kui aga on huvi oma olemasolevaid partnereid ja kliente teavitada, ei pea kulutama aega ja raha avalikkuse teavitamiseks.

Tutvustusvideo on hea mõte

Kui teed veebinari visuaalse poole loomiseks niikuinii pingutusi, siis tutvusta juba varakult oma ettevõtmist videoga – nii tekitad suurema huvi ja inimesed näevad, mismoodi veebinar välja nägema hakkab. On tõsi, et päris paljud kasutajad ei kujuta ettegi, mismoodi veebinar välja näeb. Videoklipp aitab siis hästi huvi tekitada. Piisab mõnekümnesekundisest klipist.

Kutsu osalised kohale varakult

Kõigi kalendrid on aina tihedamalt täis, mida lühema etteteatamisajaga oma veebinari kutse laiali saadad. Alusta teavitamist juba varakult – kui tegemist pole regulaarse üritusega, võiks kutsed saata juba kuu aega varem.

Tuleta enne toimumist nädal või paar päeva varem meelde, et üritus toimub. Kindlasti peaks igas kirjas olema kutse registreerimisele – kas e-kirjale vastates või veebivormi kaudu. Neid, kes on juba registreerunud, pole mõtet uue meeldetuletusega häirida.

Tee reklaami, kui osalejaid on liiga vähe

Kui tundub, et veebinaril osalejaid on liiga vähe, proovi erinevaid taktikaid ja väldi liiga palju näiteks e-kirjaga meeldetuletuste saatmist või ülehelistamist. Kasuta erinevaid kanaleid, tõsta teadet Facebookis esile, tee reklaami. Saada sihitud kampaaniaid sotsiaalmeedias või Google Adwordsis, muidugi võib aidata ka veebireklaam ja muude meediakanalite reklaam.

Vali sobiv stsenaarium

Videoülekandega veebinar on nagu film, selle õnnestumiseks on vajalik üldine tegevuskava ehk stsenaarium:

Presentatsioon on kõige levinum formaat ja nõuab näiteks Powerpointi stiilis esitluse ettevalmistamist. See on korraldaja jaoks ilmselt kõige lihtsam, aga nagu me teame, on Powerpointiga vaataja tähelepanu kõige lihtsam tappa.

Intervjuu vajab häid esinejaid ja neid peab olema kaks (kui enam, siis on see juba vestlusring). Esineda võib koos ühel ekraanil, aga teha saab ka telefoni-intervjuu ja ekraanijagamise. See on vaataja jaoks põnevam, aga nõuab tegijalt professionaalsust ja esinemisjulgust. Samuti peaks ette valmistama küsimused ja vastused.

Vestlusring sobib juhul, kui arutletakse mõne keerulisema teema üle, kus on erinevaid arvamusi. Kõige raskem korraldada, aga vaatajatele ilmselt ka kõige huvitavam, kui õnnestub saada head esinejad.

Tooteesitlus sobib neile ettevõtetele, kes tahavad tutvustada uut toodet oma klientidele või partneritele. Tutvusta toote uusi omadusi, võimalusi ja välimust. Veebinaril on kõige lihtsam videos näidata, mida toode teeb.

Anna võimalus tagasisideks

Kõige otsesem ja kasulikum tagasiside üritusest on kohe selle toimumise ajal – tee veebinaril küsimuste-vastuste voor kas sama keskkonna tekstiaknas või konverentskõnega. Küsimused-vastused võiksid hiljem olla kättesaadavad. Tavaliselt on küsimuste-vastuste osa veebinari kõige vaadatavam.

Salvesta toimunu ja tee hiljem kättesaadavaks

Pole hullu, kui pooled registreerunutest veebinaril ei osale – tavaliselt ju inimesed ei näe, et saal on pooltühi, aga huvilistele saab hiljem pakkuda salvestust. Paku kõigile järelvaatamist – salvesta kogu veebinar ja riputa oma reklaamis kasutatud kanalitesse hiljem järelvaatamiseks üles link. See on kasulik ka osalejatele, kes pidid varem lahkuma või tahavad hiljem midagi üle korrata.