Tehnikaülikooli koostöö CostPocketiga on esimene omalaadne Eestis, olles paberivaba dokumendihaldusega eeskujuks ka teistele organisatsioonidele.
Tallinna Tehnikaülikool (TTÜ) sõlmis eelmisel aastal hankelepingu CostPocketiga (varem Tsekk.ee) kulukviitungite kokku kogumise, digiteerimise ja arhiveerimise teenusele. Tänaseks on valmis erilahendused ja läbitud testimisfaas ning lahendus on TTÜ-s kasutusele võetud.
See tähendab, et edaspidi edastavad tehnikaülikooli töötajad kõik oma majanduskulud läbi CostPocket mobiiliäpi, mis digiteerib kuludokumendid, muudab need e-arveteks ning edastab automaatselt TTÜ siseportaali.
CostPocketi äpi kasutamine on lihtne ja mugav: kasutaja teeb kuludokumendist mobiiliga pildi, mis digiteeritakse. Seejärel edastatakse info edasiseks menetlemiseks TTÜ siseportaali majanduskulude moodulisse. Pärast kinnitusringi ning raamatupidamiskontode ja dimensioonide lisamist liigub info raamatupidamistarkvarasse.
TTÜ pearaamatupidaja Ave Tamme sõnul lihtsustab uus lahendus oluliselt nii aruande esitaja kui ka raamatupidaja tööd. Süsteem on ülevaatlik ja mobiilne, ning sellega saab teha tööd ajast ja kohast sõltumatult. Uus lahendus hoiab kokku aega, väldib andmete dubleerimist ja võimaldab kuludokumente säilitada digitaalselt.
“Uus lahendus toetab TalTechDigitali visiooni – kõik, mida intelligentsed tehissüsteemid teevad paremini kui inimene, on jäetud neile, et võimaldada inimestel pühenduda uute lahenduste väljatöötamisele ja arendamisele,” lisas TTÜ arenduse projektijuht Ketlin Karp.
CostPocket on Eesti idufirma, mis tegeleb kuludokumentide halduse, digiteerimise ja arhiveerimisega kasutajasõbraliku äpi abil. See tähendab, et äpi kasutaja teeb bussipiletist, taksoarvest või muust kuludokumendist pildi ning sealt edasi tegeleb dokumendiga CostPocket. See digiteeritakse, muudetakse e-arveks ning saadetakse organisatsiooni raamatupidamistarkvarasse.
Tänu lihtsale äpile pole raamatupidajatel kuu lõpus vaja töötajatelt kuludokumente taga ajada ning neid käsitsi programmi sisestada, säästes sellega hulgaliselt raamatupidaja tööaega.
“Meie teenus areneb pidevalt: esiteks muutsime kevadel nime eestipärastest Tsekk.ee-st rahvusvaheliseks CostPocketiks. Teiseks oleme TTÜ jaoks lisanud äpi funktsionaalsusele mitmeid uuendusi, näiteks kuvatakse äpi kasutajale tema lähetusi ning olemasolevaid aruandeid, et kõik ühe aruande alla kuuluvad kuludokumendid oleksid koos. Selle funktsionaalsuse arendasime spetsiaalselt TTÜ jaoks, kuid varsti on see kättesaadav meie kõikidele klientidele,” sõnas Joonas Sernjuk CostPocketist.
