E-kirju, hoolimata hulga efektiivsemate ja mugavamate kommunikatsioonikanalite olemasolust, saabub endiselt iga päev suures koguses. See tulv aga tähendab postkasti kiiret täitumist ning oluliste kirjade mattumist uute meilide alla.
Selleks, et sa ei avastaks ühel hetkel, et sul on umbes 20 erinevat e-kirja, millele oleks pidanud eelmisel nädalal vastama, on mõistlik e-kirjad kohe organiseerida nii, et jõuad nendega tegeleda. Portaal Lifehacker soovitab selleks viie kausta reeglit.
E-postkasti tuleks luua viis erinevat kausta, kuhu kirju liigutada:
- Inbox: Siia tekivad automaatselt kõik sissetulevad kirjad, kuid need võiks siia jääda vaid sorteerimise ajaks.
- Täna: E-kirjad, millele peab kindlasti täna vastama
- Sel nädalal: E-kirjad, mis nõuavad vastust enne, kui reede õhtul kontori uks su selja taga kinni langeb.
- Pikemaajalised: Kirjad, mis vajavad vastamist kunagi hiljem.
- Info: E-kirjad, mis on lihtsalt teadmiseks ja millele vastama ei pea.
Nii saad kiiresti ja mugavalt e-kirjad õigesse kausta tõsta ja tegeleda nendega siis, kui on õige hetkel.
